Політика конфлікту інтересів

1.1. Ця Політика визначає, як ГО «Хендс Лаб» (повне найменування за ЄДР: ГРОМАДСЬКА ОРГАНІЗАЦІЯ «Х'юман енд Синтетик Лаб»), код ЄДРПОУ 46189265, місцезнаходження: Україна, 03035, місто Київ, вул. Липківського Василя Митрополита, 13, електронна пошта: [email protected] (далі — «Організація») виявляє, розкриває конфлікт інтересів і керує ним.

1.2. Мета Політики — щоб рішення Організації, її дослідження, публікації та використання майна й коштів ухвалювалися в інтересах статутної мети, а не особистих, фінансових чи інших інтересів окремих осіб. Для Організації це має особливе значення, бо вона є неприбутковою, а частина технічної й продуктової роботи може виконуватися зовнішніми операторами та партнерами.

1.3. Політика ґрунтується на статуті Організації, Законі України «Про громадські об’єднання» та вимогах законодавства до неприбуткових організацій. У разі суперечності між Політикою і статутом застосовується статут.

1.4. Політику затверджує орган Організації, до компетенції якого статут відносить затвердження внутрішніх документів (далі — «Уповноважений орган»).

2.1. Політика поширюється на осіб, які можуть впливати на рішення, дослідження чи використання ресурсів Організації (далі — «Зобов’язані особи»): членів Організації; членів органів управління й контролю та керівника; працівників; підрядників і консультантів; експертів і дослідників, які працюють з Організацією; осіб, які беруть участь у пілотах і публікаціях Організації від її імені.

2.2. Політика застосовується також до взаємодії Організації з партнерами, грантодавцями, донорами та зовнішніми операторами, якщо через них виникає інтерес Зобов’язаної особи.

3.1. Конфлікт інтересів — ситуація, у якій особисті, фінансові чи інші інтереси Зобов’язаної особи або пов’язаних із нею осіб впливають чи можуть вплинути на об’єктивність і неупередженість її рішень або дій в Організації.

3.2. Розрізняють реальний конфлікт (інтерес уже впливає на рішення), потенційний (інтерес може вплинути, якщо виникне певне рішення) і уявний (сторонній спостерігач може обґрунтовано припустити такий вплив). Політика застосовується до всіх трьох.

3.3. Пов’язані особи — близькі особи Зобов’язаної особи (у розумінні законодавства), а також організації та фізичні особи — підприємці, у яких Зобов’язана особа чи її близькі особи мають істотну участь, посаду або вплив.

4.1. Договори й платежі. Договір, закупівля чи виплата, за якої Організація платить Зобов’язаній особі або пов’язаній особі, зокрема коли технічну або продуктову роботу виконує фізична особа — підприємець чи компанія, пов’язана з керівником, засновником або членом органу.

4.2. Дослідження й висновки. Оцінювання результатів проєкту особою, яка має комерційний, фінансовий чи репутаційний інтерес у цьому проєкті; вплив грантодавця, донора чи партнера на методи, висновки або публікацію; тиск із метою отримати сприятливий результат.

4.3. Права на результати. Ситуації, у яких особа претендує на особисті майнові права на розробки, дані чи матеріали, створені в межах діяльності Організації.

4.4. Кадрові й конкурсні рішення. Прийом на роботу, залучення підрядників, добір експертів чи учасників програм, коли йдеться про близьку особу або особу з фінансовим зв’язком.

4.5. Подарунки й гостинність. Отримання цінностей, послуг або вигод від осіб, які мають чи шукають рішення Організації.

4.6. Зовнішня діяльність. Робота чи участь в іншій організації, яка конкурує з Організацією, є її контрагентом або фінансує її.

4.7. Використання інформації. Використання нерозкритої інформації Організації, даних учасників чи її партнерів для особистої користі або користі пов’язаних осіб.

5.1. Розкривати інтерес. Зобов’язана особа письмово повідомляє про наявний або можливий конфлікт інтересів: під час початку роботи чи вступу (початкова декларація за формою Додатка 1), щорічно (оновлення декларації) і щоразу, коли виникає інтерес щодо конкретного питання (повідомлення за формою Додатка 2) — до початку розгляду питання й не пізніше п’яти робочих днів після того, як їй стало про нього відомо.

5.2. Утримуватися від участі. Особа, яка має інтерес у питанні, не бере участі в його обговоренні, голосуванні чи ухваленні рішення, не впливає на нього через інших осіб і не отримує закритої інформації щодо нього, якщо Уповноважений орган не вирішить інакше.

5.3. Не використовувати становище. Не використовувати посаду, повноваження, майно, інформацію чи репутацію Організації для особистої користі або користі пов’язаних осіб.

5.4. Повідомляти про спостереження. Повідомляти про відомі випадки конфлікту інтересів, які не були розкриті, за каналом, указаним у розділі 10.

5.5. Подарунки. Не приймати подарунків, послуг і вигод, які можуть вплинути на об’єктивність рішень або створити таке враження. Подарунки символічної вартості, які є звичайним виявом ввічливості, допускаються; про інші потрібно повідомити за порядком розділу 6.

6.1. Повідомлення розглядає особа або орган, які ухвалюватимуть рішення з відповідного питання, а якщо інтерес має сам цей орган чи його член, — Уповноважений орган без участі зацікавлених осіб. Якщо інтерес має керівник Організації, повідомлення розглядають загальні збори або інший орган, визначений статутом.

6.2. За результатами розгляду ухвалюється одне з рішень: (а) конфлікту інтересів немає; (б) конфлікт можна контролювати заходами, зазначеними в пункті 6.3; (в) дія або угода в такому вигляді не допускається.

6.3. Заходи управління конфліктом можуть включати: усунення особи від обговорення й голосування; передачу рішення іншій особі чи органу; незалежний перегляд висновків або розрахунків; обмеження доступу до інформації; зміну умов угоди; конкурентну процедуру добору; публічне розкриття інтересу; відмову від угоди чи подарунка.

6.4. Рішення оформлюється письмово із зазначенням причин і заходів і зберігається в реєстрі інтересів. Особа, яка розкрила інтерес, ознайомлюється з рішенням.

7.1. Угода, за якої Організація придбаває товари, послуги чи роботи в Зобов’язаної особи або пов’язаної особи, допускається лише за таких умов: інтерес розкрито до її укладення; рішення ухвалюють особи, які не мають інтересу; умови відповідають звичайним ринковим або зазначено, чому вони іншого рівня; умови, предмет, ціна й порядок приймання результатів зафіксовано письмово.

7.2. Для угод із суб’єктами, пов’язаними з керівником або засновником, застосовуються посилені заходи: рішення ухвалює орган без їхньої участі, за потреби — на підставі порівняння з альтернативними пропозиціями.

7.3. Кошти й майно Організації не використовуються на користь засновників, членів, працівників, членів органів чи пов’язаних осіб у спосіб, що суперечить вимогам законодавства до неприбуткових організацій і статуту. Виплата за виконану роботу чи надані послуги за ринковими умовами не вважається такою на користь за умови дотримання цього розділу.

7.4. Відомості про угоди із пов’язаними особами та їхні умови Організація розкриває в обсягах, визначених законодавством і статутом.

8.1. Особа не оцінює й не рецензує результати проєкту, у якому має фінансовий, комерційний чи вагомий репутаційний інтерес, без залучення незалежного перегляду.

8.2. Джерела фінансування, участь грантодавців, донорів і партнерів та інтереси авторів розкриваються в публікаціях, рукописах і звітах.

8.3. Грантодавці, донори й партнери не впливають на методи, висновки, строки й рішення про публікацію. Організація може публікувати результати незалежно від того, чи підтверджують вони очікування сторін.

8.4. Результати пілотів і досліджень, що стосуються проєктів, у яких Організація або Зобов’язані особи мають інтерес, супроводжуються зазначенням цього інтересу.

9.1. Організація веде реєстр декларацій, повідомлень про інтереси та рішень за ними. Реєстр доступний уповноваженим особам Організації в обсязі, потрібному для виконання Політики.

9.2. Відомості в декларації оброблюються як персональні дані відповідно до законодавства й Повідомлення про конфіденційність. Їх не розкривають третім особам, крім випадків, передбачених законом і розділом 7.

9.3. Декларації зберігаються протягом часу роботи особи в Організації та три роки після її завершення, якщо закон не вимагає довшого строку.

10.1. Про порушення цієї Політики можна повідомити на [email protected] із позначкою «Конфлікт інтересів» або безпосередньо члену Уповноваженого органу, який не має інтересу в питанні. Повідомлення можна подати конфіденційно.

10.2. Організація розглядає повідомлення в розумний строк, як правило протягом 30 календарних днів, і повідомляє заявника про результат, якщо це не суперечить конфіденційності інших осіб.

10.3. Особа, яка добросовісно повідомила про порушення, не зазнає переслідування, звільнення чи іншого погіршення становища через це повідомлення.

11.1. Умисне нерозкриття конфлікту інтересів, участь у рішенні всупереч пункту 5.2 або надання недостовірних відомостей у декларації є порушенням Політики.

11.2. Залежно від тяжкості порушення й відповідно до статуту, трудового чи цивільно-правового договору й положення про членство Організація може застосувати: попередження; скасування або перегляд ухваленого рішення чи угоди; розірвання договору; припинення повноважень; виключення з членів; вимогу відшкодувати збитки.

11.3. Рішення ухвалюється після того, як особі надано можливість дати пояснення, і може бути оскаржене в порядку, передбаченому статутом.

12.1. Організація знайомить Зобов’язаних осіб із Політикою під час початку роботи чи вступу й повідомляє про суттєві зміни.

12.2. Політика переглядається не рідше ніж раз на рік і за потреби — після змін у законодавстві чи статуті.

12.3. Політика набуває чинності з дня її затвердження Уповноваженим органом. Зміни затверджуються в тому самому порядку.

12.4. Питання, не врегульовані Політикою, вирішуються відповідно до статуту й законодавства України.

12.5. Цей документ укладено українською мовою. Переклад англійською мовою наведено для зручності; у разі розбіжностей застосовується український текст.